При получении дохода сотрудником, организация, как налоговый агент, обязана исчислить НДФЛ с налогооблагаемых доходов работника, удержать его и перечислить удержанную сумму в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Излишне удержанный НДФЛ возникает следующих ситуациях:

1. Вычеты предоставлены задним числом.
2. При смене статуса с нерезидента на резидента.
3. Выполнение каких-либо перерасчетов. Например, когда сотруднику была рассчитана з/пл за месяц, а впоследствии выяснилось, что был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

Вычеты предоставлены задним числом

Рассмотрим как учитывается излишне на примере, когда работник написал заявление на вычет задним числом. В остальных случаях действовать нужно аналогично.

Например, сотрудник предоставил заявление на предоставление вычета не в январе, а марте. Зарплата за январь, февраль уже посчитана и НДФЛ рассчитан.

Как зарегистрировать право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в 1С ЗУП 3.0 (2.5) смотрите в нашем видео:

Первый вариант события: когда итоговая сумма по НДФЛ за текущий месяц положительна

В 1С 8.3 ЗУП 3.0 вот так выглядит расчет з/пл за январь 2016 г.: облагаемый доход составит 16 500 руб. и налог с него 2 145 руб. Аналогичный расчет будет и за февраль 2016 г:

В марте 2016 года работница пишет заявление на предоставление ей вычета на одного ребенка:

При расчете з/пл за март 2016 обратим внимание на закладку НДФЛ. На закладке Начисления расчет будет такой же как в январе и феврале:

Во-первых, видим, что применился вычет в размере 1 400 руб. (заполнилась колонка Примененные вычеты). Во-вторых, помимо строки за март 2016 г., появляются строки за предыдущие месяца. Налог в размере -182 руб. соответствует сумме налога, который необходимо пересчитать с учетом вычета, т.е. 1 400 * 13% = 182 руб. Таким образом, в марте произойдет перерасчет НДФЛ и будут учтены суммы налога за январь и февраль. Выплачивая з/пл за март, налог будет удержан с учетом данного перерасчета:

В 1С 8.2 ЗУП 2.5 расчет будет аналогичным. Отличие состоит только в том, как будет введена информация по вычетам.

В 1С для учета зарплаты ред. 2.5 для того чтобы назначить сотруднику вычеты, необходимо открыть карточку физического лица (Рабочий стол – Кадровый учет – См.также – Физические лица или перейти из карточки сотрудника по ссылке “Более подробно о физическом лице..”), выполнить команду “НДФЛ” в верхней командной панели:

В окне Ввод данных для НДФЛ внести информацию по вычетам:

При расчете з/пл за март 2016 г. так же увидим перерасчет НДФЛ за январь и февраль 2016:

Выплачиваем з/п за март, проводим документ и посмотрим регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. В данном регистре с видом движения “Расход” (“минус”) фиксируется НДФЛ удержанный:

Посмотреть записи, которые получились в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом, можно нажав в открытом документе Зарплата к выплате организаций кнопку Перейти – НДФЛ расчеты с бюджетом:

Второй вариант события: когда итоговая сумма по НДФЛ за текущий месяц отрицательная

В рассматриваемых примерах суммы налога за март 2016 хватило, чтобы в совокупности за три месяца сумма налога получилась положительной. Но бывает ситуации, когда суммы налога за текущий месяц может не хватить и налог в итоге получиться отрицательный.

В ЗУП 3.0 например, сотрудница Сокорина А.И отработала в марте всего один день, всё остальное время она взяла отпуск без сохранения з/пл.

Тогда при расчете з/пл за март 2016 у неё будет следующий расчет:

Налогооблагаемый доход составит 750 руб., НДФЛ с этой суммы – 98 руб. Но так как сотруднице положен вычет, то применится он не целиком, а только на 98 руб. Остальная сумма 182 – 98 = 84 руб. пойдет в зачет следующего расчетного месяца. Суммы за январь и февраль так же пойдут в зачет в следующем месяце. Такие суммы, которые не могут быть учтены в текущем расчете, появляются в колонке Налог к зачету, возврату.

Если в 1С ЗУП 8.3 данная колонка не видна, то включить её отображение можно с помощью кнопки Еще – Изменить форму. Данную колонку необходимо всегда контролировать, так как в ней ведется учет излишне удержанного НДФЛ. Программа 1С 8.3 ЗУП 3.0 ведет учет таких сумм отдельно и не предлагает их к выплате:

Произведем выплату з/пл за март и увидим, что сумма к выплате не увеличена на сумму излишне удержанного налога и равна 750 руб.:

Сформируем расчетный листок за март. Сумма излишне удержанного налога учитывается как долг за предприятием на конец месяца:

Посмотрим свод з/пл за март 2016, интересовать нас будет строка НДФЛ:

Как видим в общей сумме НДФЛ (6 545 руб.) есть сумма с излишне удержанным НДФЛ (-448 руб.), которая не должна влиять на удержанный налог. Согласно законодательству перечислить в бюджет нужно сумму удержанного НДФЛ, а в своде видим сумму исчисленного НДФЛ. Таким образом, сумму, которую необходимо перечислить в бюджет за март должна быть на 448 руб. больше, чем в своде.

В ведомости на выплату з/пл зафиксирован НДФЛ к перечислению в размере 6 993 руб., что на 448 руб. больше чем в своде (6 545 + 448 = 6 993 руб):

Выполним расчет з/пл за апрель 2016 г. и посмотрим на закладку НДФЛ:

По сотруднице Сокориной А.И происходит зачет излишне удержанного НДФЛ в размере 448 руб. Теперь уже сумма в колонке Налог к зачету, возврату стоит со знаком плюс:

В расчетном листке за апрель долг составляет сумму, в которую не входит излишне удержанный НДФЛ. Таким образом, сумма 448 руб. была зачтена. Об этом нам говорит информация выводимая “Справочно”:

Выплатим сотрудникам з/пл за апрель 2016 года:

Сумма НДФЛ по своду была 8 708 руб., а перечислить необходимо сумму 8 260 руб, что на 448 руб. меньше. Сумма удержанного налога отличается от исчисленного ровно за зачтенную сумму излишне удержанного НДФЛ.

Если в своде сумма НДФЛ содержит отрицательные значения, то при перечислении НДФЛ в бюджет данные суммы не должны быть учтен. Соответственно, сумма в своде и сумма при выплате по НДФЛ никогда не будут равными. Так же, если отрицательные суммы будут зачтены в следующем месяце, то сумма в своде по НДФЛ не будет равна сумме на перечисление НДФЛ в бюджет.

Кроме того, сумма излишне удержанного НДФЛ может быть зачтена в расчете следующего месяца. Работник может написать заявление и ему будет возвращен излишне удержанный налог.

Смена статуса с нерезидента на резидента

Если излишне удержанный НДФЛ возник в результате смены статуса с нерезидента на резидента, то налог не подлежит возврату, а может быть зачтен только в расчете следующих месяцев. Если по окончании налогового периода не вся сумма зачлась, то организации подает информацию об излишне удержанном НДФЛ в налоговую и налоговая сама возвращает данную сумму работнику после его обращения.

Излишне удержанный НДФЛ – что делать?

Изучим, как вернуть излишне удержанный НДФЛ в программе 1С 8.3 (8.2) для кадров.

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ в 1С ЗУП 8.3 (ред.3.0)

• Формируем документ на возврат налога: раздел Налоги и взносы – Возврат НДФЛ:

• Документ на выплату з/пл, в котором уже видим, что сумма выплачивается в размере 1 198 рублей (750 руб. (з/пл) + 448 руб.(возвращенный НДФЛ):

В расчетном листке видим, что образовалась сумма излишне удержанного НДФЛ и в этом же месяце она была зачтена, то есть возвращена и выплачена вместе в з/пл за март 2016 года:

В случае возврата НДФЛ, необходимо вручную внести запись в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ для корректного отображения информации по НДФЛ к перечислению. Для это создадим документ Переносы данных. Выберем в настройке состава регистров – регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Заполним его как “расход” с суммой “-448,00″:

Тем самым мы скорректировали информацию по перечисленному НДФЛ в бюджет на сумму возврата.

О возможных ошибках при удержании НДФЛ в 1С ЗУП 3.0 смотрите в нашем видео уроке:

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ в 1С ЗУП 8.2 (ред.2.5)

Допустим, сотрудник берет отпуск без сохранения с 01.03.16 по 30.03.16.

Таким образом, в марте он отработал всего 1 день:

Рассчитаем ему з/пл за март 2016 и увидим, что образовалась сумма НДФЛ со знаком минус, то есть возник излишне удержанный НДФЛ:

Данная сумма не увеличивает сумму к выплате и хранится в отдельном регистре НДФЛ к зачету. Посмотреть его можно нажав на кнопку Перейти в проведенном документе Начисление зарплаты:

При возникновении излишне удержанного НДФЛ в регистр помещается запись со знаком “+”. В расчетном листке за март долг на конец месяца составляет 909,45 руб их них 364,00 руб – это сумма излишне удержанного НДФЛ:

Сумма излишне удержанного НДФЛ не должна увеличить сумму к выплате. Что и видим, сформировав документ на выплату з/пл за март 2016 г. Сумма к выплате равна 545,45 = 909,45 -364,00 руб:

При проведении документа выплаты регистрируется нулевая сумма удержанного налога, и таким образом возникает разница между исчисленным и удержанным НДФЛ. Исчисленный налог можем посмотреть в своде по з/пл или в расчетных листках сотрудников:

В своде за март 2016 в сумме НДФЛ исчисленный 1 716,00 руб. лежит отрицательная сумма налога. Перечислять в бюджет нужно сумму удержанную, то есть за март 2016г. должна быть перечислена сумма на 364 руб. больше, чем видим по своду.

Увидеть сумму, которую должны перечислить за март 2016г. можно в отчете Анализ начисленных налогов и взносов на дату, когда была выплачена з/пл за март. В нашем примере – это 05.04.2016. В колонке НДФЛ удержанный будет указана сумма подлежащая перечислению в бюджет:

Возможно два сценария работы с таким НДФЛ:

• либо зачитывают в следующих месяцах;
• либо его возвращают по заявлению сотрудника.

Сумма излишне удержанного НДФЛ засчитывается следующих месяцах

Рассчитаем з/пл за апрель 2016. У сотрудника Новенький С.С. налогооблагаемый доход равен 12 000 руб.- 1 400 руб. (вычет) = 10 600 руб. НДФЛ с данного дохода 10 600*13% = 1 378 руб. – это видим на закладке НДФЛ:

При проведении данного документа формируется запись в регистр накопления НДФЛ к зачету, но уже со знаком “-“, то есть сумма, которая ранее была записана в этот регистр со знаком “+” в марте 2016 г., данным документом списалась:

При выплате з/пл за апрель сумма “К выплате” будет больше на 364 руб:

Сформируем отчет Анализ НДФЛ на дату выплаты з/пл за апрель 2016 г. (на 04.05.2016) и посмотрим – сколько необходимо перечислить в бюджет НДФЛ за апрель 2016 года. И как видно из отчета эта сумма 3 094, 00 руб. меньше суммы по своду 3 458,00 руб. на 364, 00 руб:

Если сотрудник написал заявление на возврат НДФЛ

Создаем документ на возврат НДФЛ: Рабочий стол – Налоги – Возврат НДФЛ. При проведении данного документа формируются записи в регистры.

В регистр НДФЛ к зачету в сумме равной сумме возврата налога со знаком “-“. Таким образом, излишне удержанный налог считается списанным:

В регистр Зарплата за месяц организаций, фиксирует сумму, которая будет выплачена работнику:

В регистр НДФЛ расчеты с бюджетом, формирует запись со знаком “-“, которая уменьшает сумму удержанного налога на сумму 364 руб:

Выплачиваем зарегистрированный возврат НДФЛ:

При проведении документа записи в регистр НДФЛ к зачету сумма исчисленного налога при расчете з/пл за апрель 2016 года уже будет другой, так как сумма была списана ранее документом Возврат НДФЛ:

Формируя выплату за апрель 2016 г, сумма выплачивается на 364 руб. меньше, чем в предыдущем примере:

Вернемся к отчету Анализ начисленных налогов и взносов и сформируем его на дату выплаты. Сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в бюджет не поменялась по сравнению с предыдущим примером:

В ЗУП 2.5 так же как и в ЗУП 3.0 при возврате НДФЛ не происходит уменьшение суммы перечисленного НДФЛ в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, поэтому приходится вручную скорректировать эту сумму.

Расхождение по сумме удержанного НДФЛ и НДФЛ к перечислению можно увидеть, если сформировать отчет Анализ начисленных налогов и взносов за период с апреля по дату выплаты з/пл:

Для того чтобы скорректировать сумму к перечислению, используем документ Перенос данных. Создаем запись в регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом движения приход, на сумму возвращенного НДФЛ со знаком минус, тем самым уменьшаем сумму к перечислению:

Сформируем еще раз отчет с теми же самыми параметрами и увидим, что сумму удержанного НДФЛ стала равняться сумме НДФЛ к перечислению:

Подведем итог. Если у Вас по каким-либо причинам в расчете появляется излишне удержанный НДФЛ, то теперь Вы знаете, как вернуть излишне удержанный НДФЛ для его правильного учета в программах 1С.

Момент регистрации удержанного НДФЛ в 1С ЗУП 2.5 зависит от флажка “При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный”. Каждый вариант, в зависимости от того поставлен флажок или нет, имеет свои нюансы, которые требуют повышенного внимания. Об этом более подробно смотрите в нашем видео:

Чтобы донести до Вас всю самую актуальную информацию по формированию формы 6-НДФЛ, разобраться во всех хитросплетениях и нюансах заполнения расчета в 1С команда Профбух8 (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данные материалы доступны
для просмотра только зарегистрированным
подписчикам проекта Профбух8.ру

Излишне удержанный НДФЛ может возникать по разным причинам. Например, сотруднику пересчитали заработную плату за прошлый период, или он с опозданием заявил о своем праве на налоговые вычеты. Согласно пункту 1 ст. 231 НК РФ сумма излишне удержанного НДФЛ подлежит возврату. В этой статье мы рассмотрим, как регистрировать возврат физическому лицу суммы излишне удержанного налога в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Разберем пример: работник был принят в организацию ООО «Максима» 1 октября 2016 года. Расчет и выплата заработной платы осуществляется в последний день месяца, и за октябрь ему начислили заработную плату без учета налоговых вычетов на двоих несовершеннолетних детей. А 1 ноября сотрудник принес документы, необходимые для предоставления налогового вычета, и написал заявление с октября месяца. 2 ноября 2016 года работник увольняется, и при расчете заработной платы за ноябрь исчисляется отрицательная сумма НДФЛ.

Начинаем с начисления зарплаты за ноябрь с учетом того, что последний рабочий день был 2 ноября. Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления» и по кнопке «Создать» добавляем новый документ для расчета зарплаты за ноябрь.

На вкладке «НДФЛ» мы видим информацию о рассчитанных налогах, а также о сумме примененных вычетов. Величина НДФЛ к зачету также отражается отдельной строкой на вкладке «Корректировки выплаты».

Проводим документ и смотрим проводки

Щелкаем кнопку «Создать» и выбираем из списка «Возврат НДФЛ»

Заполняем пустые поля открывшегося документа:
- дату;
- месяц, в котором производим возврат налога;
- сотрудника, которому возвращаем НДФЛ;
- дату получения дохода и сумму налога.

Проводим и закрываем документ. Для проверки сформируем расчетный листок. Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате» и выбираем «Расчетный листок»

В каких случаях компания обязана вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ? Когда можно ограничиться зачетом? Какие документы оформить бухгалтеру?

Переплата по НДФЛ может образоваться, в частности, из-за ошибки в расчете налога, подлежащего удержанию с доходов работника, то есть когда налог удержан в большей сумме, чем нужно.

Излишне удержанный НДФЛ можно зачесть в счет будущих платежей по налогу или вернуть работнику. Выбор варианта зависит от ряда обстоятельств.

Когда можно зачесть излишне удержанный НДФЛ

Бухгалтер компании, которая является налоговым агентом, может произвести зачет излишне удержанной у работника суммы налога в счет будущих платежей:

— когда налоговый период (календарный год) еще длится;

— сотрудник продолжает получать от компании, излишне удержавшей НДФЛ с его доходов.

Зачет суммы излишне удержанного налога при расчете НДФЛ за текущий месяц

Налоговый период по налогу на доходы физических лиц — календарный год (ст. 216 НК РФ). НДФЛ, подлежащий удержанию, рассчитывают нарастающим итогом с начала года. При расчете суммы налога за текущий месяц учитывают суммы налога, удержанные в предыдущие месяцы текущего налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ):

Сумма НДФЛ, подлежащая Сумма НДФЛ, Сумма НДФЛ, фактически

удержанию из зарплаты = рассчитанная — удержанная с начала года

за истекший месяц нарастающим итогом с за предшествующие месяцы

начала года

То есть зачет изначально «встроен» в порядок расчета НДФЛ.

Допустим, из зарплаты работника, начисленной по итогам истекшего месяца, налог был удержан в большей сумме, чем предписывают нормы Налогового кодекса.

Например, бухгалтер не применил стандартный налоговый вычет на новорожденного ребенка, поскольку счастливый отец первенца принес необходимые документы только после 5-го числа следующего месяца.

Сумма НДФЛ, рассчитанного без применения налогового вычета, оказалась больше на 182 руб. (1400 руб. х 13%).

В этой ситуации при исчислении НДФЛ с зарплаты за текущий месяц бухгалтер определит НДФЛ с совокупного дохода работника с начала года и зачтет удержанную к этому моменту сумму налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Сообщать работнику об излишнем удержании НДФЛ и требовать с него заявление на зачет налога не нужно.

Примечание. Налоговый вычет на первого ребенка составляет 1400 руб. (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Пример 1. 25 апреля 2014 года у менеджера И.П. Рокотова родился сын. Захлопотавшийся отец принес в бухгалтерию копию свидетельства о рождении ребенка 12 мая 2014 года.

Облагаемые доходы работника в 2014 году и сумма НДФЛ

Решение. Расчет НДФЛ до момента представления документов на детский вычет

За период январь-апрель 2014 года сумма дохода работника, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, составила 88 000 руб.

При отсутствии документов о рождении ребенка бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ без учета детского вычета.

С начала года общая сумма фактически удержанного налога составила 11 440 руб. (88 000 руб. х 13%).

Перерасчет НДФЛ после получения документов на детский вычет

После получения от И.П. Рокотова заявления о предоставлении детского вычета и копии свидетельства о рождении ребенка бухгалтер определил, что сумма НДФЛ, подлежавшая удержанию из зарплаты сотрудника за январь-апрель 2014 года, должна была составить 11 258 руб. [(88 000 руб. — 1400 руб.) х 13%].

Следовательно, за период январь-апрель 2014 года бухгалтер удержал из доходов работника НДФЛ больше на 182 руб. (11 440 руб. — 11 258 руб.).

Налоговый период еще не закончен, работник продолжает трудиться в той же фирме, его доходы будут облагаться так же по ставке 13%.

Никаких специальных действий с переплатой НДФЛ в размере 182 руб. бухгалтеру совершать не нужно. Она будет автоматически зачтена при расчете НДФЛ за май.

После проведения перерасчета излишне удержанную сумму НДФЛ можно увидеть по дебету счета 68 субсчета «Расчеты по НДФЛ».

Расчет НДФЛ с зарплаты за май

НДФЛ рассчитывают нарастающим итогом с начала года.

Чтобы вычислить сумму налога, подлежащую удержанию с зарплаты за май, бухгалтер определит за период январь-май 2014 года:

— сумму дохода — 1 10 000 руб.;

— сумму вычетов — 2800 руб. (1400 руб. х 2 мес.);

— сумму облагаемого дохода — 107 200 руб. (1 10 000 руб. — 2800 руб.);

— общую сумму НДФЛ, подлежащую удержанию, — 13 936 руб. (107 200 руб. х 13%).

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию с зарплаты за май, равна разнице между исчисленной суммой налога за период январь-май 2014 года (13 936 руб.) и суммой НДФЛ, фактически удержанной за период январь-апрель 2014 года (11 440 руб.) (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из зарплаты за май, составит 2496 руб. (13 936 руб. — 11 440 руб.).

В бухгалтерском учете после перечисления НДФЛ за май дебетового остатка по счету 68 субсчету «Расчеты по НДФЛ» уже не будет (при условии, что расчеты НДФЛ по другим работникам проведены верно), так как излишне удержанная сумма налога зачтена при расчете НДФЛ за май.

Сумма НДФЛ с зарплаты за май, если бы работник вовремя представил документы

Если бы работник вовремя представил заявление на вычет и подтверждающие документы, бухгалтер рассчитал НДФЛ с зарплаты за апрель с учетом вычета.

Тогда НДФЛ за период январь-апрель составил бы 11 258 руб. [(88 000 руб. — 1400 руб.) х 13%]. А НДФЛ, подлежащий удержанию с зарплаты за май, был бы равен 2678 руб. (13 936 руб. — 11 258 руб.). То есть больше на 182 руб. (2678 руб. — 2496 руб.).

При наличии документов, необходимых для применения налогового вычета, излишнего удержания НДФЛ не произошло бы.

Зачет НДФЛ, если у работника изменился налоговый статус

Рассмотрим такую ситуацию. В начале 2014 года ваш работник еще не был налоговым резидентом РФ.

При расчете НДФЛ бухгалтер применял ставку 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

По истечении нескольких месяцев работник обрел статус налогового резидента РФ. В этом случае удержанная из его доходов сумма НДФЛ, рассчитанная по ставке 30%, должна быть пересчитана по ставке 13% с применением стандартных налоговых вычетов.

В такой ситуации образуется переплата по НДФЛ. Ее можно зачесть при удержании налога по ставке 13% до конца 2014 года. Об этом говорится:

— в письме Минфина России от 03.10.2013 N 03-04-05/41061;

— письме ФНС России от 16.09.2013 N БС-2-11/615@.

То есть при расчете НДФЛ по ставке 13%, подлежащего уплате за текущий месяц, бухгалтер будет учитывать уже удержанную сумму налога за предыдущие месяцы по ставке 30%.

В случае если сумма налога, удержанная по ставке 30%, не была зачтена полностью до окончания календарного года, сотрудник может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом оставшейся суммы излишне удержанного НДФЛ. Возврат осуществит только налоговая инспекция (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина России от 03.10.2013 N 03-04-05/41061, ФНС России от 16.09.2013 N БС-2-11/615@).

Когда переплату нельзя зачесть

Переплата по НДФЛ с дивидендов. Компания выплатила дивиденды работнику. Из-за технического сбоя в программе вместо ставки 9% (п. 4 ст. 224 НК РФ) бухгалтер применил ставку 15% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

В результате возникла переплата по НДФЛ. Ее нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с зарплаты, а можно только вернуть. Объясняется это следующим образом.

Сумма НДФЛ с зарплаты определяется отдельно от суммы НДФЛ с дивидендов. Это следует из пункта 1 статьи 225 Налогового кодекса.

При расчете НДФЛ с дивидендов и НДФЛ с зарплаты применяют разные ставки налога (9% и 13%), рассчитывают две разные налоговые базы (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Закончился календарный год. Общая сумма налога исчисляется по итогам календарного года (п. 3 ст. 225 НК РФ).

Если по итогам года числится переплата, бухгалтер не может зачесть ее в счет будущих удержаний НДФЛ из доходов следующего календарного года.

Например, с зарплаты работника за 2013 год был излишне удержан НДФЛ. Эту переплату нельзя учесть при исчислении налога с доходов, начисленных в 2014 году. Так как в 2014 году бухгалтер определяет налоговую базу начиная с 1 января (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Работник уволился. Поскольку после увольнения работник перестанет получать доходы от данной организации, зачет становится невозможен.

Когда нельзя зачесть, можно вернуть. Во всех случаях, в которых нельзя зачесть излишне удержанный НДФЛ, его можно вернуть. Осуществить возврат может:

— компания, в которой образовалась излишне удержанная сумма НДФЛ. Процедура возврата описана ниже;

— налоговая инспекция. Для этого работник после окончания календарного года может подать декларацию по форме 3-НДФЛ. К ней нужно приложить справку по форме 2-НДФЛ (в пункте 5.6 справки будет отражена излишне удержанная сумма НДФЛ) и заявление о возврате налога.

Примечание. Подать заявление о возврате НДФЛ можно в течение трех лет по окончании года, в котором налог был излишне удержан (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Процедура возврата налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ

Процедура возврата компанией излишне удержанного НДФЛ подробно описана в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса.

Прежде чем к ней приступить, бухгалтер должен зафиксировать факт излишнего удержания НДФЛ в бухгалтерской справке. Образец 1 приведен на с. 48.

Сообщение работнику о переплате

Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:

— направить письменное уведомление (образец 2 приведен на с. 49);

— дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.

Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.

По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

Работник пишет заявление о возврате

Основанием для возврата излишне удержанного НДФЛ является заявление работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). Как во всех документах, связанных с расчетом НДФЛ, мы советуем во избежание претензий проверяющих попросить сотрудника указать в тексте заявления:

— паспортные данные;

— адрес регистрации;

— ИНН (при наличии).

В заявлении работник указывает номер счета в банке, на который бухгалтер компании перечислит налог. Образец 3 приведен на с. 50.

С даты получения от работника заявления будет отсчитываться срок, в который компания должна вернуть налог.

Срок возврата и источник средств для возврата

Возврат производится в течение трех месяцев со дня получения заявления от работника о возврате излишне удержанного НДФЛ. Налог возвращают за счет уменьшения сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в будущем, как с доходов этого работника, так и с доходов других работников.

В случае просрочки начисляются проценты за каждый календарный день нарушения срока исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Когда компания обращается в налоговую инспекцию

После получения от работника заявления о возврате НДФЛ бухгалтеру нужно оценить, есть ли у компании возможность вернуть налог в трехмесячный срок за счет НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет с доходов других работников (п. 2 письма Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

Если суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата в трехмесячный срок, компания может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом недостающей суммы. На это отводится 10 дней со дня подачи сотрудником заявления о возврате.

Бухгалтер направляет в налоговую инспекцию:

— заявление от имени компании на возврат излишне удержанной суммы;

— выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;

— документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ.

Налоговая инспекция вернет сумму НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 78 Налогового кодекса.

До поступления этого платежа бухгалтер вправе осуществить возврат денег за счет собственных средств компании (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Налоговый агент обязан перечислить излишне удержанную сумму НДФЛ на банковский счет работника.

Примечание. Возвращать излишне удержанный НДФЛ наличными нельзя (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Когда возврат НДФЛ осуществляет налоговый агент

Год не закончился, но трудовой договор с работником прекращен. В этом случае возврат излишне удержанного НДФЛ может произвести налоговый агент, правда, при соблюдении следующих условий:

— факт излишнего удержания НДФЛ выявлен до окончания налогового периода, в котором оно произошло и работник был уволен;

— процедура возврата запущена до окончания этого налогового периода.

Отсутствие трудовых отношений не является в данном случае препятствием для возврата излишне удержанного НДФЛ.

В письме Минфина России от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193 говорится, что прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией — источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияет на порядок применения норм статьи 231 Налогового кодекса.

Пример 2. Оклад менеджера ООО «Весна» И.В. Цветочкиной — 18 000 руб. За январь-март 2014 года ей начислена зарплата 54 000 руб. и выдана материальная помощь к празднику 8 Марта — 3000 руб.

У работницы есть ребенок 9 лет. И.В. Цветочкина написала заявление о предоставлении детского вычета. Его сумма за период с января по март 2014 года составила 4200 руб., НДФЛ удержан в сумме 6864 руб. 31 марта 2014 года сотрудница уволилась.

30 апреля 2014 года бухгалтер обнаружила, что произошла ошибка. При расчете налога в облагаемую базу была включена материальная помощь — не применен пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса о том, что материальная помощь в сумме не более 4000 руб. не облагается НДФЛ. Необходимо вернуть НДФЛ И.В. Цветочкиной.

Решение. Бухгалтер оформила бухгалтерскую справку. Образец смотрите ниже.

Образец 1. Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка N 17

30 апреля 2014 года бухгалтером О.В. Бубновой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов менеджера И.В. Цветочкиной за январь-март 2014 года.

В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3000 руб. За январь-март 2014 года доход работницы составил 54 000 руб., сумма стандартных налоговых вычетов — 4200 руб., удержанный и перечисленный НДФЛ — 6864 руб. После перерасчета сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за период с 1 января по 31 марта 2014, составляет 6474 руб. Сумма излишне удержанного налога составила 390 руб. (6864 руб. — 6474 руб.).

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»

— 390 руб. — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.

О факте излишнего удержания НДФЛ налоговый агент должен сообщить бывшей работнице. Главный бухгалтер А.А. Ветрова составила официальное письмо, зарегистрировала его в журнале исходящей корреспонденции и направила И.В. Цветочкиной письмо по почте с уведомлением о вручении. Образец письма смотрите ниже.

Образец 2. Уведомление работника об излишнем удержании НДФЛ

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

Уведомление
об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ

Уважаемая Ирина Вячеславовна!

Уведомляем Вас о том, что из ваших доходов за январь-март 2014 года излишне удержана сумма НДФЛ в размере 390 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации Вы вправе обратиться с письменным заявлением о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ.

В заявлении укажите, пожалуйста, реквизиты банковского счета, на который ООО «Весна» перечислит излишне удержанную сумму НДФЛ.

Уведомляем Вас, что при отсутствии заявления ООО «Весна» не сможет произвести возврат излишне удержанного НДФЛ. Но по окончании 2014 года Вы вправе обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства с налоговой декларацией по форме 3-НДФЛ и заявлением о возврате излишне удержанного НДФЛ.

Главный бухгалтер Ветрова А.А. Ветрова

С настоящим уведомлением ознакомлена, один экземпляр получила

Цветочкина И.В. Цветочкина

Бывшая работница вернула второй экземпляр уведомления с росписью о его получении и прислала заявление на возврат налога.

Образец 3. Заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ

В бухгалтерию Генеральному директору ООО «Весна» Травкину Г.Б.

произвести возврат от Цветочкиной И.В., зарегистрированной

Травкин 30.04.2014 по адресу: 141282, Московская область,

г. Ивантеевка, ул. Садовая, д. 15 кв. 3,

паспорт серии 96 081 N 124789,

выдан УФМС по Московской области

г. Ивантеевка 15.10.2012, ИНН 509300004156

Заявление

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации прошу вернуть мне излишне удержанную сумму НДФЛ в размере 390 руб. на мою карту 4276 3800 9517 5301, выданную Сбербанком по реквизитам:

р/с 30301 810 038006003805 в Сбербанке России ОАО г. Москва,

к/с 30101 810 4000000000225, БИК 044525225

Цветочкина И.В. Цветочкина

Бухгалтер перечислила бывшей работнице излишне удержанный налог 11 июня 2014 года, в бухгалтерском учете сделала проводку:

Дебет 70 Кредит 51

— 390 руб. — перечислен излишне удержанный НДФЛ.

После этой записи остатков по счету 70 и 68 в отношении И.В. Цветочкиной не будет.

Так как налог возвращен в июне, бухгалтер уменьшила платеж по НДФЛ за июнь на сумму 390 руб. (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если компания обратится за возвратом НДФЛ в налоговую инспекцию, поступление денежных средств из бюджета нужно оформить записью: Дебет 51 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ», а перечисление излишне удержанного НДФЛ работнику — в обычном порядке проводкой: Дебет 70 Кредит 51.

Рассмотрим решение задачи возврата НДФЛ на основании заявления сотрудника.

Изучив материал Вы узнаете:

• как зарегистрировать возврат НДФЛ сотруднику по его заявлению в программе 1С:ЗУП 3;
• какую сумму НДФЛ перечислить в бюджет после возврата налога сотруднику и как отразить это в программе 1С:ЗУП 3;
• как отражается сумма возврата НДФЛ в отчетах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, Регистре налогового учета по НДФЛ.

Нормативное регулирование и этапы возврата НДФЛ

Для решения задачи сначала требуется рассмотреть нормативное регулирование возврата НДФЛ. Порядок возврата НДФЛ налогоплательщику описан в ст. 231 НК РФ.

Этапы возврата НДФЛ:

• обнаружен излишне удержанный НДФЛ;
• сообщить в течение 10 рабочих дней об этом сотруднику;
• сотрудник должен написать заявление;
• в течение 3-х месяцев организация должна вернуть НДФЛ;
• возврат НДФЛ производится строго на счет сотрудника в банке, т.е. нельзя вернуть НДФЛ через кассу.

Регистрация имущественного вычета и перерасчет НДФЛ

Имущественный вычет сотруднику регистрируется в программе документом Уведомление НО о праве на вычет (Налоги и взносы – Заявление на вычеты – Уведомление НО о праве на вычеты ).

В нем указывается:

При расчете заработной платы за март 2017 г. в документе Начисление зарплаты и взносов происходит перерасчет НДФЛ с начала года.

На вкладке НДФЛ отражаются суммы фактически предоставленного имущественного вычета по 10 000 руб. за 3 месяца и перерасчитывается НДФЛ за январь и февраль 2017 г. по -1 300 руб.:

На вкладке Корректировка выплаты отражаются суммы НДФЛ к возврату:

По суммам на этой закладке можно отследить возникновение излишне удержанного НДФЛ, о котором нужно сообщить работнику.

Возврат НДФЛ

Проверить сумму к возврату можно с помощью сервиса Анализ НДФЛ к возврату (Зарплата – Сервис – Анализ НДФЛ к возврату ):

Для регистрации возвращаемой суммы НДФЛ сотруднику необходимо создать документ Возврат НДФЛ (Налоги и взносы – Возврат НДФЛ ).

В поле Месяц выбрать месяц, в котором будет отражен возврат НДФЛ. По кнопке Обновить суммы к возврату автоматически загружается сумма – 2 600 руб. с датой получения дохода – 28.02.2017:

Выплата возврата может быть произведена вместе с выплатой заработной платы.

Перечисление НДФЛ в бюджет в месяце возврата налога

В месяце, когда произошел возврат налога, сумма перечисляемого организацией в бюжет НДФЛ уменьшается на сумму возвращенного НДФЛ.

Для этого в документе Ведомость в банк необходимо снять флажок Налог перечислен вместе с зарплатой :

В результате при проведении Ведомости будет зафиксирована информация по выплаченным суммам сотруднику и удержанному НДФЛ.

Для того чтобы в программе отразить факт перечисления налога, необходимо создать документ Перечисление НДФЛ в бюджет (Налоги и взносы – Перечисления НДФЛ в бюджет ).

При проведении документа Перечисление НДФЛ в бюджет в регистре накопления спишется отрицательное перечисление по сотруднику, по которому был возврат, а для остальных сотрудников – зарегистрируются как перечисленные ровно удержанные с них суммы:

Уточнение даты получения дохода в документе «Возврат НДФЛ»

Для проверки корректности отражения информации по возврату НДФЛ и его перечислению можно сформировать отчет Анализ НДФЛ по месяцам (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам — Анализ НДФЛ по месяцам ) с группировкой по Сотруднику и Месяцу налогового периода.

В целом сумма уплаченного НДФЛ по сотруднику Возвращаемый И.П. – нулевая, но есть положительная и отрицательная сумма за январь и февраль соответственно:

Получается, что в программе:

• за январь 2017 г.: зафиксирован удержанный, но не возвращенный НДФЛ. Осталась сумма уплаченного налога;
• за февраль 2017 г.: зафиксирован удержанный и излишне возвращенный НДФЛ. Появилась отрицательная сумма уплаченного налога.

Если необходимо, чтобы:

• сумма возвращенного НДФЛ соответствовала сумме удержанного налога не только в целом за период, но и за каждый месяц;
• сумма уплаченного НДФЛ стала нулевой не только в целом за период, но и за каждый месяц,

то необходимо исправить вручную информацию в документе Возврат НДФЛ , разбив общую сумму 2 600 руб. (автоматически попавшую на февраль) на два периода: январь и февраль по 1 300 руб.:

После этого необходимо обновить информацию по налогу в документе Ведомость в банк , нажав соответствующую кнопку Обновить налог .

В результате в регистре накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ отрицательное перечисление по сотруднику будет разбито на 2 строки — за январь и февраль:

В отчете Анализ НДФЛ по месяцам перечисленный НДФЛ в целом за период и за каждый месяц станет нулевым. Суммы возвращенного и перечисленного НДФЛ будут совпадать не только в целом за период, но и за каждый месяц:

Отражение возврата НДФЛ в отчетах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, Регистрах налогового учета по НДФЛ

В справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (Налоги и взносы – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС ) возврат НДФЛ отдельно не отражается, сумма возврата уменьшает сумму удержанного налога. Из-за уменьшения перечисленной суммы налога в бюджет на сумму возвращенного НДФЛ сотруднику, перечисленный до этой операции налог также уменьшается.

В результате в рассматриваемом примере после регистрации возврата налога в справке 2-НДФЛ налог исчисленный, удержанный и перечисленный будут равны нулю:

В расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 г. сумма возвращенного НДФЛ отразится в строке 090 Раздела 1. В Разделе 2 суммы возврата НДФЛ не отражаются.

В (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам — Регистр налогового учета по НДФЛ ) операция возврата НДФЛ отражается следующим образом:

В релизе 3.1.2.213 в Регистре налогового учета по НДФЛ ошибочно заполняется колонка Сумма налога, не удержанная налоговым агентом , в которой отражается сумма возвращенного НДФЛ. Это зарегистрированная ошибка программы 1С:ЗУП, которая будет исправлена в следующих релизах.

Порядок возврата излишне уплаченных сумм НДФЛ

Замечание 1

В Налоговом кодексе Российской Федерации, а именно, в статье 231 определяется порядок возврата излишне удержанной суммы НДФЛ. Возврат должен осуществляться налоговым агентом. В том случае, если налоговый агент отсутствует, возврат осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика.

Слишком большое удержание НДФЛ из дохода налогоплательщика может быть обнаружено как самим налогоплательщиком, так и налоговым агентом. В том случае, если факт переплаты по НДФЛ обнаружил налоговый агент, то он обязан сообщить об этом работнику. Осуществить это нужно в течение десяти дней со дня, когда этот факт был обнаружен.

Сумма НДФЛ, которая была излишне удержана, в обязательном порядке подлежит возврату работнику-налогоплательщику на основании его письменного заявления.

Стоит также отметить, что в Налоговом кодексе нет указания четкой формы и способа для того, чтобы сообщить работнику факт излишнего удержания НДФЛ, а также о его сумме. Это говорит о том, что эта процедура может осуществляться в произвольной форме.

Возврат суммы излишне удержанного НДФЛ осуществляется в течение трех месяцев, начиная с того дня получения, как налоговым агентом было получено соответствующее заявление налогоплательщика. Возврат должен произвестись за счет сумм этого налога, которые подлежат уплате в бюджет в счет будущих платежей, как по данному налогоплательщику, так и по другим работникам-налогоплательщикам, с доходов которых налоговым агентом производится удержание данного вида налога.

Замечание 2

Перечисление излишне уплаченных сумм НДФЛ работнику осуществляется только в безналичной форме.

Очень часто бывают ситуации, когда величины суммы НДФЛ, которая подлежит перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата налога работнику в установленный срок. В этом случае работодателю следует обратиться за возвратом налога в налоговую инспекцию с заявлением на возврат излишне удержанной суммы налога.

Отражение возврата НДФЛ в программе 1С: Бухгалтерия

В случае, если с работника был удержан НДФЛ в большем размере, программа сообщит об этом. Это можно увидеть, зайдя в документ «Начисление зарплаты». Открыв этот документ и пройдя на закладку «НДФЛ» можно увидеть отрицательные суммы налога.

В этом же документе на закладке «Корректировки выплаты» приводится сумма к зачету. Это происходит в том случае, если сумма налога на доходы со знаком «минус» больше, чем сумма начисленного налога за текущий период.

После того, как данный документ будет проведен сформируется проводка: Дт 70 Кт 68.01, причем сумма проводки будет отрицательной.

Эта сумма налога отражается в виде задолженности организации, которая не увеличивает сумму к выплате работнику. Излишне удержанный НДФЛ учитывается при расчете заработной платы работника в следующих периодах и уменьшает сумму рассчитанного налога.

Если же нужно произвести возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, то следует оформить документ «Возврат НДФЛ».

Для того, чтобы оформить данный документ нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать «Все документы по НДФЛ». Путем нажатия кнопки «Создать» выбирается нужный для нас документ, а именно «Возврат НДФЛ».

В этом документе нужно указывать:

• Дату документа;
• Наименование организации;
• Месяц налогового периода, в котором происходит возврат налог;
• Сотрудника, которому осуществляется возврат излишне удержанного налога.

При этом заполнение табличной части документа происходит автоматически после того, как в поле «Сотрудник» был выбран нужный работник. Автоматически проставится и дата момента получения дохода, а также сумма налога, подлежащая возврату.

В случае необходимости можно произвести обновление суммы, подлежащие возврату, путем нажатия кнопки «Обновить суммы к возврату» или же можно добавить суммы вручную, нажав на кнопку «Добавить».

Сам документ «Возврат НДФЛ» в программе 1С: Бухгалтерия проводок не формирует. С его помощью формируется только сумма подлежащего возврату налога, которая впоследствии будет отражена в регистрах налогового учета по НДФЛ.