В рамках управления персоналом и зарплатой можно:

• вести штатное расписание,
• вести графики работы и отпусков,
• учитывать рабочее время работников,
• формировать фонд оплаты труда,
• оформлять приемы, переводы, увольнения работников,
• отражать изменения условий труда,
• вести воинский учет,
• рассчитывать зарплату,
• проводить взаиморасчеты с работниками,
• формировать регламентированную кадровую отчетность.

Штатное расписание

Чтобы сформировать штатный состав и общую численность организации, ведется штатное расписание. Его использование отражает:

• формирование унифицированной формы Т-З;
• приём и перевод работников;
• автоматическое формирование при приеме и переводе работников списка начислений и их размер;
• контроль за оформлением кадровых приказов и их соответствия штатному расписанию, за размером окладов и добавок в виде диапазона значений (минимум и максимум);
• анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
• описание места работы, помимо должности разрядом (категорией) этой должности;
• определение для подразделения сформировано ли оно или уже расформировано, для должности - включена ли она в штатное расписание или уже исключена.

Штатное расписание создается автоматически согласно текущей расстановке работников.

Когда в подразделении предусмотрены две и более одинаковые должности и условия труда не отличаются, то их описывают одной позицией, указав при этом количество штатных единиц.

Можно указать нецелое (дробное) количество штатных единиц.

Можно вести штатное расписание, как с сохранением историй изменений, так и без сохранения. Если история изменений сохраняется, то определение того, сформированы ли подразделения и включены ли должности в штатное расписание, осуществляется автоматически согласно утвержденному штатному расписанию. Эти сведения отображаются в соответствующих карточках, но для непосредственного редактирования недоступны.

Благодаря специальным документам описываются новые позиции штатного расписания, изменения условий и закрытие существующих.

Кадровый учет

В прикладном решении предусмотрена возможность ведения учета сотрудников предприятия. Сотрудниками являются физлица, с которыми заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ.

Чтобы вести учет сотрудников, предусмотрены следующие возможности:

• размещение данных нового сотрудника в информационную базу;
• составление карточки сотрудника с указанием его ФИО, даты рождения, пола, ИНН, СНИСЛ;
• заполнение дополнительной информации о сотруднике в рамках его личной карточки (семья, образование, квалификация, трудовой стаж, налог на доходы и пр); дополнительные сведения заполняются через переход по гиперссылкам.

Личная карточка сотрудника предприятия обеспечивает доступ ко всем его данным (кадровая документация, трудовая деятельность, начисления, удержания, личные данные и пр.).

По каждому сотруднику, вносимому в информационную базу, можно отражать следующие операции:

• Прием на работу — фиксируется момент заключения трудового договора с сотрудником, это требуется для оформления соответствующего приказа о приеме человека на работу в унифицированной форме Т 1.
• Кадровый перевод — позволяет регистрировать изменения условий труда (перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение графика работы, условий оплаты труда, метода расчета или суммы аванса).
• Данные на начало эксплуатации — позволяют регистрировать плановые начисления. Они автоматически применяются сотруднику предприятия каждый месяц или с другой периодичностью при полном расчету зарплаты.
• Изменение оплаты труда — отражаются все изменения по действующим плановым начислениям сотрудника, а также прочим условиям оплаты труда, способа расчета аванса. Использование начислений позволяет вести учет рабочего времени сотрудника.

Есть возможность фиксировать различные виды начислений. Так, для учета рабочего времени сотрудника могут быть отражены следующие виды начислений:

• оплата по окладу — фиксируется размер месячного оклада за полностью отработанный месяц;
• оплата по окладу по часам — при расчете суммы оклада учитывается время в часах;
• оплата по часовому тарифу — отражается размер часовой тарифной ставки;
• оплата по дневному тарифу — указывается дневная тарифная ставка;
• сдельный заработок — отражается размер часовой тарифной ставки.

Кроме того программа позволяет отражать другие начисления: надбавку за вредные условия труда, за выслугу лет, ежемесячные премии и пр.

Плановый фонд оплаты сотрудников

Существует возможность планирования ФОТ сотрудника с учетом его плановых начислений. Это необходимо для последующего анализа фонда оплаты труда сотрудника по всему предприятию или отдельному подразделению.

Прикладное решение предоставляет ряд возможностей для оптимизации работы по планированию фонда оплаты труда сотрудника:

• возможность проведения различных анализов при помощи аналитических отчетов;
• выплата аванса в процентах от тарифа;
• использование для определения назначаемой сотруднику суммы доплаты за совмещение должностей;
• использование при расчете тарифной ставки сотрудника совокупной тарифной ставки, в которую входят процентные и другие показатели.

Расчет размера фонда оплаты труда сотрудника происходит автоматический на основании известных начислений и может редактироваться вручную.

Изменения условий труда

В прикладном решении существует возможность отражать изменения условия оплаты труда сразу нескольким сотрудникам:

• совмещение должностей — начисление доплаты за совмещение сотрудником нескольких должностей, расширения зон обслуживания, увеличения количества работы, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника параллельно со своими основными обязанностями;

• доплата до среднего заработка — назначение сотруднику доплаты в случае временного перевода на менее оплачиваемую должность, предусмотренного законодательством или коллективным договором;
• индексация заработка — отражение повышения зарплаты сотрудников предприятия или его подразделения после индексации их тарифных окладов с начала месяца;
• изменение плановых начислений — отражение изменений в условиях оплаты труда нескольких подчиненных;
• изменение аванса — отражение изменения размера аванса всем сотрудникам предприятия, подразделения или отдельным сотрудникам;
• перемещение в другое подразделение — служит для отражения факта массового перемещения сотрудников между подразделениями организации; приказы формируются по унифицированной форме Т 5, для каждого сотрудника формируется отдельный приказ.

Увольнение

При расторжении трудового договора с сотрудников оформляется соответствующий приказ по унифицированной форме Т 8.

Заработанная плата прекращает начисляться с даты, следующие за датой расторжения трудового договора.

Уволенный сотрудник перестанет учитываться при формировании отчетности за периоды, последующие после даты увольнения.

При расторжении трудового договора с сотрудником происходит окончательный расчет и формируется на его основании записка - расчет по унифицированной форме Т 6:

• начисление положенной заработной платы за отработанный до дня увольнения период месяца;
• компенсация неиспользованных дней основного отпуска, а также дополнительных отпусков;
• начисление выходного пособия в установленных законодательством случаях;
• формирование ведомости на выплату начисленных сумм в межрасчетный период.

После увольнения сотруднику может быть начислен заработок на период трудоустройства. Для учета факта выплат бывшим сотрудникам используются данные по увольнению.

Для анализа и оптимизации кадрового учета и планового фонда труда предусмотрены аналитические отчеты:

• личные карточки Т-2;
• личные данные сотрудников;
• штатные сотрудники;
• уволенный персонал и др.

Воинский учет

В организации автоматизировано ведение воинского учета сотрудников. Ведутся записи и хранятся сведения о воинском учете.

На их основании также автоматически заполняются сведения в соответствующий раздел личной карточки сотрудника.

Также ведется учет лиц, стоящих на воинском учете, забронированных за предприятием на период мобилизации и военное время.

Прикладное решение предусматривает ряд возможностей для ведения воинского учета, соответствующих требованиям методических рекомендаций Генштаба ВС РФ:

• приказ об организации воинского учета граждан, в том числе резервирование лиц, находящихся в запасе;
• план работ по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
• расписка сотрудника о приеме документа воинского учета;
• сведения о гражданине, который подлежит воинскому учету;
• сведения об изменении семейного положения, образования, места работы, должности, места жительства;
• перечень лиц, пребывающих в запасе, для возможности сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках сотрудников;
• список лиц мужского пола 15- и 16- летнего возраста;
• сведения о гражданах, который состоят на воинском учете, также о лицах, обязанных состоять на воинском учете, но не состоящих в нем.

Для ведения воинского учета забронированных граждан предполагаются специальные отчетные формы, которые регламентированы нормативными актами. К примеру, отчет о численности забронированных и работающих лиц.

С целью оптимизации ведения воинского учета и подготовки регламентированных форм предусмотрены аналитические отчеты:

• анализ карточек воинского учета;
• изменения личных данных сотрудников;
• принятые и уволенные военнообязанные сотрудники и др.

С помощью этих отчетов можно поддерживать актуальные данные о военнообязанных лицах и сотрудниках призывного возраста.

Контроль за принятыми и уволенными сотрудниками, подлежащими призыву, ведется с помощью отчета «Призывник».

В организации может быть организован специальный воинский учет забронированных лиц. К примеру, на предприятии есть должности летно-подъемного состава, плавсостава и др.

Данные специалисты могут быть отражены в отчетности по бронированию. Эти отчеты формируются с учетом данных, находящихся в личных карточках сотрудников.

Данные о численности сотрудников, а также забронированных гражданах отражаются в отчете «Численность работающих и забронированных граждан».

Данные об общей численности сотрудников, количество, процент забронированных и приписанных к войскам отражаются в отчете «Донесение о количестве граждан в запасе».

Информация об обеспеченности организации трудовыми кадрами на период мобилизации и на военное время отражается в отчете «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами».

Учет рабочего времени

Ведение учета рабочего времени сотрудников предприятия дает возможность оформить табель по унифицированной форме Т 13 и автоматически рассчитать повременную оплату труда.

Для каждого сотрудника при приеме на работу или кадровых перестановках может быть назначен график работы. Его можно заменить индивидуальным графиком на определенный месяц.

Отклонения фактического времени от планового фиксируются в соответствующем инструменте - табеле учета рабочего времени. Зафиксированные отклонения могут использоваться с целью расчета начислений за периоды отклонений.

Учет рабочего времени штатных сотрудников ведется в графиках работы, которые могут быть как общими, так и индивидуальными. При приеме человека на работу или при кадровых перестановках указывается общий график.

Индивидуальный график назначается персонально.

Графики работы заполняются с учетом регламентированного федерального или регионального производственного календаря.

С помощью графиков работы можно вести учет вечерних и ночных часов работы.

Существует возможность заполнять графики с неполным рабочим временем или с суммированным учетом времени.

Данные по учету рабочего времени отражаются в отчете «Табель учета рабочего времени» по унифицированной форме Т 13.

Начисления

В прикладном решении можно регистрировать суммы по различным видам начислений.

Среди типовых начислений:

• сдельная и повременная оплата труда;
• вознаграждения и премии;
• компенсации, стимулирующие выплаты, различного рода надбавки;
• больничные;
• оплата отпускных и пр.

Список начислений можно расширить при необходимости.

Все назначения для начислений используются в специальной документации для отражения разного рода операций:

• оплата больничных;
• больничные без оплаты;
• отпуск по беременности и родам;
• отплата отпускных;
• компенсация отпуска;
• прогул;
• оплата командировочных;
• доплата на совмещение должностей;
• неявка по неустановленным причинам;
• сдельная оплата труда;
• премии;
• надбавки и повременная оплата труда.

Начисления осуществляются в соответствии с формулой расчета:

• по месячной, дневной или часовой тарифной ставке;
• фиксированной суммой;
• в качестве пособия по уходу за детьми до 1,5 лет;
• сдельно за фактический период действия начислений;
• по средней заработанной плате для отпуска по календарным дням;
• доплата до размера среднего заработка и пр.

Межрасчетные начисления и выплаты

Можно вести работы с начислениями, начисленными не по кадровым документам, а по специализированным.

Сотрудникам может начисляться как ежегодная, так и разовая премия.

Также сотрудникам может быть начислена материальная помощь, например, в связи с рождением ребенка.

Предоставлена возможность фиксировать получение сотрудником единичных доходов от работодателя, которые не являются оплатой труда. Это может быть компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Удержания

В прикладном решении можно отражать операции по удержаниям различного вида:

• страховые взносы в государственный и негосударственный ПФ;
• профсоюзные взносы;
• удержания по исполнительному судебному документу или по соглашению об уплате алиментов.

Расчет удержаний происходит различными способами:

• фиксированная сумма;
• процент от зарплаты, прожиточного минимума;
• доля от зарплаты, прожиточного минимума.

По отсутствующим на рабочем месте сотрудникам можно вести отдельный учет.

Факты отсутствия сотрудников на работе могут отражаться с помощью различных операций:

• отпуск;
• больничный лист;
• командировка;
• отпуск по уходу за ребенком;
• отпуск без сохранения заработанной платы;
• отпуск по среднему заработку;
• прогул.

Отсутствие сотрудников на рабочем месте регистрируется в специальных документах прикладного решения.

Расчет зарплаты

В прикладном решении содержится универсальный инструмент для расчета заработной платы в соответствии с учетной политикой предприятия и спецификой его работы.

Расчет оплаты труда сотрудников сопряжен с другими расчетами:

• оплата по договорам гражданско-правового характера;
• удержания по исполнительным листам и по добровольным страховым взносам;
• удержания в счет погашения займов;
• удержания налога НДФЛ;
• начисление страховых взносов.

Одновременно с заработанной платой может назначаться ежемесячная или квартальная премии.

Суммы зарплаты и страховых взносов, начисленные сотруднику, можно отнести на различные затраты. Все способы отражения имеют свою статью расходов и аналитику. Затраты распределяются по правилам, которые установлены для статьи расходов.

Заработанная плата для учета в составе затрат может быть отнесена в оперативный учет с помощью инструмента «Отражение заработанной платы в финансовом учете». Документ позволяет отразить операции начисления, удержания, НДФЛ, взносы.

Выплата зарплаты

С учетом различных начислений и удержаний формируется причитающаяся к выплате сумма. В прикладном решении можно приготовить зарплатные ведомости для выплаты этих денег. Для этого автоматически заполняются списки сотрудников предприятия и формируются соответствующие печатные документы.

Ведомости можно формировать и без предварительных расчетов сумм и их начисления, к примеру, для выплаты аванса.

Суммы, причитающиеся для выплаты сотрудникам, могут выплачиваться наличными деньгами ли безналичным расчетом.

Выплата заработанной платы может осуществляться несколькими способами в зависимости от места выплаты:

• зачисление на зарплатную карточку;
• перечисление на банковский счет;
• оплата через кассу;
• оплата через раздатчика, в роли которого могут быть руководители подразделений.

Оформление выплат сотрудникам предприятия сопровождается формированием печатных или электронных форм документов.

Оформление выплаты заработанной платы может сопровождаться различными операциями:

• выплата аванса;
• выплата в межрасчетный период;
• выплата заработанной платы за месяц.

Учет депонентов ведется с помощью соответствующих инструментов: депонирование заработанной платы, выплата депонированной заработанной платы, списание депонированной заработанной платы.

Информация по учету депонентов используется для формирования отчета «Книга учета депонентов».

Взаиморасчеты с сотрудниками

Предоставляется возможность вести учет выданных сотрудникам займов. Займы могут выдаваться сразу целиком или по частям — траншам. Погашаться займы могут по частям или целиком через удержание сумм из зарплаты. Сотрудникам предоставляется возможность погашения займа в произвольный момент времени.

Ведение учета по выданным сотрудникам займам подразумевает:

• регистрацию условий предоставления займа организацией;

• фиксирование факта единовременной выдачи займа;
• фиксирование факта выдачи займа отдельными траншами;
• отражение изменений в условиях договора;
• фиксирование факта возврата займа сотрудником.

Сумма начисленных платежей за пользование наемными средствами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга, материальная выгода и соответствующий ей НДФЛ рассчитываются в автоматическом режиме.

При расчете процентов за пользование заемными средствами учитывается фактический ежедневный остаток непогашенного долга с учетом возвращенных сумм.

Расчет налогов и взносов

Можно вести учет доходов и начислений обязательных страховых взносов, а также подготавливать соответствующие отчетности.

Для отчетности по страховым взносам необходимо регистрировать отчисление взносов во внебюджетные фонды раздельно по типам платежей.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с помощью различных инструментов.

Для расчета НДФЛ и формирования налоговой отчетности применяется классификатор видов доходов (НДФЛ). Обеспечивается возможность учитывать социальные вычеты, кроме имущественных и стандартных вычетов по НДФЛ. Вычеты социальные регистрируются автоматически в суммах выполненных удержаний страховых взносов в государственный или негосударственный пенсионный фонд.

Также может быть произведен перерасчет НДФЛ, который удерживался с сотрудника в предыдущих периодах, и излишне удержанный НДФЛ может быть возвращен на основании заявления от сотрудника.

Для исчисления НДФЛ учет доходов может быть откорректирован. Можно отражать получение доходов, не связанных с заработанной платой.

Прикладное решение предоставляет возможность формировать отчетности по НДФЛ, в том числе для предъявления в налоговую инспекцию.

Существует возможность формирования сведений персонифицированного учета Пенсионного фонда:

• анкетные данные сотрудника;
• информация о стаже, в т.ч особые виды стажа, которые дают право на досрочное начисление пенсии;
• информация о страховых взносах, в т.ч. добровольные страховые взносы.

Данные могут быть сформированы в печатной или электронной форме.

Для предоставления отчетности в территориальный орган пенсионного фонда РФ можно использовать сервис «1С-Отчетность»

Замечание 1

Учет заработной платы занимает одно из важных мест в системе управления и учёта в организации. Потому что, как известно, «кадры решают все», и люди работают не за «спасибо». Отсюда и возникает необходимость оценить и оплатить труд.

Особенность учета заработной платы состоит в том, что он присутствует в любой организации, так как трудовые отношения присутствуют всегда, и данные отношения должны быть оформлены и оплачены. В современных российских условиях расчёты с работниками предприятий постоянно усложняются, да и законодательство обновляется чаще, как того хотели бы бухгалтера. Это вынуждает финансовые службы и отделы по работе с персоналом использовать специализированные компьютерные программы по автоматизации учета заработной платы.

Задачи, которые решаются с помощью автоматических систем учета заработной платы

• расчет и выплата заработной платы работникам
• начисление налогов и взносов с фонда оплаты труда
• анализа кадрового состава
• автоматизация кадрового делопроизводства
• планирование потребностей в персонале
• управление обучением и аттестациями сотрудников

Пользователь и информация, доступная при автоматизации учета заработной платы

• Предприятие своевременно начисляет и выплачивает заработную плату и иные платежи, касаемые трудовых отношений.
• Перечисляются налоги и взносы в соответствующие фонды.
• Отдел кадров ведет все данные по работникам предприятия в единой системе.
• Работники предприятия имеют возможность в кратчайшие сроки получить запрашиваемые документы такие, как: справки (о доходе), выписки (из трудовой книжки), сведения (о неотгуленных отпускных днях), и быть уверенными о том, что данные по ним своевременно поданы в налоговые органы, пенсионный и прочие фонды.
• Руководство может оперативно получить данные о кадровом составе для принятия управленческих решений, основываясь на полной и достоверной информации.

Российские против западных автоматических систем учета заработной платы

Замечание 2

Чаще всего на российских предприятиях автоматический учет заработной платы ведется в модуле «1С: Зарплата и Кадры», который, в свою очередь, является дополнительной надстройкой к общей бухгалтерской системе учета 1С Предприятие. Стоить отметить, что на практике, «1С Зарплата и Кадры» является лучшим предложением на российском рынке автоматизированных систем учета заработной платы. Ее достоинство – постоянная и доступная поддержка специалистов 1С, столь необходимая при постоянных изменениях в законодательстве.

Этот положительный аспект не может конкурировать с международными ERP системами (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) такими как SAP, Oracle, прочими. Озвученные западные ERP системы очень дорогие в обслуживании, слишком много материальных и трудовых ресурсов занимает обозначение проблемы и ее решение, если это касается блока модуля зарплата \ кадры. Поэтому практически все крупные предприятия в стране, насчитывающие тысячи людей в численности персонала, и использующие западные ERP системы в таких блоках, как:

• финансы,
• производство,
• логистика,
• закупки,
• продажи,
• планирование,
• и прочие,

ведут учет заработной платы отдельно в российских автоматизированных системах. Российские программы подходят как малым предприятиям, так и организациям со сложной системой оплаты труда, и в них одновременно решаются как финансовые, так и кадровые вопросы касательно трудовых отношений с работниками предприятия.

С помощью программы 1С 8.2 Комплексная автоматизация достаточно удобно начислять заработную плату. Сегодня мы рассмотрим алгоритм начисления заработной платы и страховых взносов.

Чтобы начислить заработную плату необходимо:

1. В интерфейсе "Расчет зарплаты организаций" переходим в меню "Расчет зарплаты" - "Начисление зарплаты".

2. С помощью кнопки "Добавить" создаем новый документ.

3. Убеждаемся, что выбрана нужная организация, а также установлен правильный месяц начисления зарплаты.

4. Над табличной частью нажимаем кнопку "Заполнить" и выбираем нужный способ заполнения (обычно это "По всем сотрудникам").

5. После того, как в табличной части появился список сотрудников нажимаем кнопку "Рассчитать" (рекомендуемый способ расчета: "Рассчитать (полный расчет)). Проверяем появившиеся данные.

Если Вы начисляете заработную плату впервые, то, скорее всего, программа запросит у Вас график работы. Заполнить график работы можно в том же интерфейсе, меню "Предприятие" - "Графики работы". График заполняется автоматически путем нажатия на кнопку "Заполнить график". Чтобы изменить параметры заполнения графика, например, выбрать режим работы "Сутки через двое" можно, нажав на кнопку "Изменить параметры заполнения графика".

6. Начисление зарплаты и НДФЛ на этом заканчиваем нажатием кнопки "ОК".

Переходим к начислению страховых взносов .

1. Для начисления страховых взносов переходим в меню "Налоги и взносы" - "Начисление страховых взносов". Создаем новый документ с помощью кнопки "Добавить".

2. Выбираем свою организацию, проверяем месяц начисления и нажимаем кнопку "Заполнить и рассчитать".

В том случае, если это не было сделано заранее, Вам потребуется проверить или установить актуальные ставки страховых взносов. Сделать это можно в интерфейсе "Заведующий учетом". В меню "Настройка учета" - "Настройка учета зарплаты и управления персоналом" необходимо выбрать вкладку "Страховые взносы". Здесь в соответствующих строках необходимо установить ставки страховых взносов и предельную величину базы страховых взносов. Также не забудьте в нижней части таблицы установить ставку страховых взносов в ФСС от несчастных случаев и профессиональных заболеваний". Подтверждаем введенные данные кнопкой "Применить".

3. Проводим и закрываем документ "Начисление страховых взносов".

Для того чтобы введенные документы отразились в учете необходимо сделать следующее:

1. Заходим в меню "Учет зарплаты" - "Отражение зарплаты в регл.учете".

2. Создаем новый документ с помощью кнопки "Добавить".

3. Выбираем нужную организацию и месяц.

4. Нажимаем кнопку "Заполнить". В строках, отражающих начисление зарплаты и страховых взносов, в поле "Субконто Дт" подставляем статьи затрат "Зарплата" и "Взносы" соответственно.

5. Проводим и закрываем документ кнопкой "ОК".

После данных процедур соответствующие начисления можно будет увидеть по счетам 70, 68 и 69 в оборотно-сальдовой ведомости.

Для удовлетворения нужд небольших компаний, численность которых не превышает шестидесяти сотрудников, с основным видом начислений «Оклад» и работой по графику 40-часовой рабочей недели, фирма 1С дополнила функционал широко используемой 1С:Бухгалтерия 3.0 возможностями работы с кадровыми учетными операциями. В данной статье мы проведем детальный обзор этапов настройки, а так же подробно разберем, как производится начисление и выдача зарплаты в 1С Бухгалтерия 3.0.

Настройки параметров учета заработной платы, налогов и взносов

Последовательность начисления зарплаты в 1С Бухгалтерия 3.0, ведение учета расчетов в этой области и реализация последующих выплат изначально требуют настроек. Обратимся к разделу «ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки», где их как раз и можно осуществить.

И первое, что необходимо для этого сделать – в группе переключателей «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» активировать «В этой программе».

Настройки условий начисления и выплаты зарплаты

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Зарплата».

• Для начала необходимо указать «Способ отражения в бух.учете», который позволяет выбрать значение из справочника «Способ учета зарплаты». Указанный способ будет применяться автоматически, если для конкретных начислений или сотрудников не задан другой способ учета.

• Далее в реквизите «Зарплата выплачивается» необходимо указать дату выплаты зарплаты.

• В случае депонирования зарплаты потребуется задать способ отражения в учете депонентов в реквизите «Списание депонированных сумм».

• Если фирма участвует в пилотном проекте ФСС, нужно выбрать реквизит «Выплата больничных» из значений выпадающего списка.

Настройка включения функции расчета больничных, отпусков и исполнительных листов

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты».

Активация «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов» отвечает за возможность работы с такими документами в базе, как «Больничный лист», «Отпуск», «Исполнительный лист», с помощью которых будут реализовываться соответствующие начисления. В противном случае все начисления будут производиться только документом «Начисление зарплаты».

Настройки тарифов страховых взносов и ставки взносов на НС и ПЗ

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/Страховые взносы».

Обратим внимание на «Тариф страховых взносов»*, который позволяет добавить значение требуемого тарифа из справочника «Виды тарифов страховых взносов».

Если в фирме имеют место быть дополнительные взносы (распространенная практика для таких должностей, как шахтеры, фармацевты, члены летных экипажей и др.), необходимо отметить флажком и внести данные в «ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/Страховые взносы/Дополнительные взносы».

Порядок расчета НДФЛ

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Общие настройки/Порядок учета зарплаты/Настройка налогов и отчетов/НДФЛ».

Настройка статей затрат для отражения страховых взносов

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Отражение в учете/Статьи затрат по страховым взносам».

По умолчанию налоги и отчисления с ФОТ отражаются на счетах затрат по той же статье затрат, что и начисления, с которых произведен расчет. В этом случае реквизит «Статья затрат начисления» не заполняется. Если нужно отразить в бухучете страховые взносы или взносы в ФСС от НС и ПЗ по статьям затрат, отличным от статьи затрат начисления, необходимо в реквизите «Статья затрат начисления» указать статью для отражения начисления, а в реквизите «Статья затрат» указать, откуда следует отразить взносы.

Настройки основных видов начислений

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты/Начисления».

Некоторые виды начислений уже присутствуют в программе по умолчанию. В список начислений по кнопке «Создать» существует возможность добавить также новые виды начислений (к примеру, «Компенсация за неиспользованный отпуск», «Ежемесячная премия», «Оплата за время в командировке»).

Настройки основных видов удержаний

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Расчет зарплаты/Удержания».

«Удержание по исполнительному документу» предустановлен в программе. Список удержаний по кнопке «Создать» может быть расширен такими категориями, как:

• Профсоюзные взносы;
• Исполнительный лист;
• Вознаграждение платежного агента;
• Дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии;
• Добровольные взносы в НПФ.

«ЗИК/Справочники и настройки/Зарплатные проекты».

Данные о лицевых счетах сотрудников вносятся в разделе «ЗИК/Зарплатные проекты/Ввод лицевых счетов» или в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Выплаты и учет затрат» в реквизите «Номер лицевого счета».

«ЗИК/Справочники и настройки/Настройки зарплаты/Кадровый учет».

Посредством переключателя «Полный» создаются кадровые документы «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». В случае установки переключателя «Упрощенный» кадровые документы в программе отсутствуют, кадровые приказы печатаются из карточки сотрудника.

Проведение кадровых документов

Перед расчетом аванса или зарплаты необходимо проверить ввод кадровых приказов. Если установлен «Полный» кадровый учет, то все документы можно найти в разделе «ЗИК/Кадровый учет». Если кадровый учет «упрощенный», то вся кадровая информация содержится в справочнике «Сотрудники».

Начисление и выплата аванса

Если выплаты аванса происходит непосредственно из кассы, его расчет осуществляется через документ «Ведомость в кассу». Выплата аванса через банк рассчитывается в документе «Ведомость в банк». Оба документа можно найти в разделе «ЗИК/Зарплата».

Для их автоматического заполнения* в поле «Выплачивать» следует выбрать значение «Аванс» и нажать на кнопку «Заполнить».

*Отметим, что за автоматическое заполнение этих документов, отвечает реквизит «Аванс» в кадровых документах «Прием на работу», а также «Кадровый перевод» при «Полном» кадровом учете или отметка в карточке сотрудника при «Упрощенном».

Реквизит «Аванс» может быть заполнен одним из двух возможных способов:

• Фиксированная сумма;
• % от тарифа.

Факт выдачи аванса из кассы нужно фиксировать посредством документа «Выдача наличных (РКО)» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям», который был создан на основании документа «Ведомость в кассу». Факт выплаты аванса банком следует отразить посредством документа «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям», созданного на основании документа «Ведомость в банк».

Документ «Выдача наличных» сформирует проводки Дт 70 – Кт 50.

Начисление зарплаты, налогов и взносов за месяц

Чтобы начисление зарплаты сотрудникам фирмы было корректно отображено в программе, заполняем документ «Начисление зарплаты», который находится в разделе «ЗИК/Зарплата». Начисление производится по кнопке «Заполнить».

Чтобы провести начисление зарплаты в 1С, воспользуйтесь кнопкой «Провести».

Документ «Начисление зарплаты» позволит сформировать ряд проводок:

Выплата зарплаты

Зарплаты может выплачиваться сотрудникам, как через банк, так и из кассы по месту работы. Для первого случая необходимо сформировать документ «Ведомость в банк», для второго – «Ведомость в кассу».

Факт выплаты зарплаты фиксируется в «Списание с расчетного счета», если выплата зарплаты производилась через банк, или с помощью документа «Выдача наличных», когда зарплата выплачивалась из кассы.

Документ «Списание с расчетного счета» формирует проводки Дт 70 – Кт 51.

Оплата налогов и взносов в бюджет

Нужно создать документ «Платежное поручение» с видом операции «Уплата налога». Вид налога или взноса следует указать в реквизите «Налог».

Документ «Платежное поручение» на оплату налогов и взносов может быть оформлен и посредством помощника «Уплата налогов и сборов». Чтобы это сделать, в журнале Платежных поручений нажать на кнопку «Оплатить/Начисленные налоги и взносы». Зафиксировать факт уплаты налога следует в документе «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога», созданного на основании документа «Платежное поручение».

Мы рассмотрели порядок начисления зарплаты сотрудникам посредством программного решения фирмы 1С «1С:Бухгалтерия 3.0», созданного на базе новейшей технологической платформы «1С:Предприятие». Как упоминалось в начале данной статьи возможности программы в этой части не рассчитаны на удовлетворение нужд крупного предприятия. Когда штат превышает 60 человек, и нужно сделать начисление зарплаты в 1С 8.3, правильнее отразить начисление зарплаты работникам с помощью специализированного типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом», содержащее даже в базовой версии более развернутый функционал и подробный алгоритм начисления всевозможных выплат сотрудникам.

Описать весь процесс начисления заработной платы в рамках Вопросов/ответов достаточно сложно. Слишком много различных ситуаций встречается на практике. Каждая из них требует отдельного рассмотрения. Ниже приведен краткий алгоритм начисления заработной платы в 1С:Комплексная автоматизация. Более подробную информацию Вы сможете получить оставив заявку нашим специалистам.

I ЭТАП. Прием на работу новых сотрудников и внесение кадровых документов
1) Справочник Сотрудники -> добавить -> Создать нового сотрудника.
2) Создание приказа на прием (интерфейс «Кадровый учет организации» -> Кадровый учет -> журнал кадровых документов). В приказе необходимо указать виды и суммы начислении сотрудника.
3) Ввод сведений для формирования проводок в бухгалтерском учете (интерфейс «Расчет зарплаты организации» -> Учет зарплаты -> ввод сведений об учете заработка сотрудников). Необходимо провести документ датой приема и указать проводку БУ путем занесения в открывающийся справочник (в проводке указывается по дебету счет затрат, на который будет отнесена заработная плата и страховые взносы).
Без указанного документа проводки в бухгалтерском учете формироваться НЕ БУДУТ.
4) Ввод кадровых документов периода
- интерфейс «Кадровый учет организации» -> Кадровый учет -> журнал кадровых документов - внесение кадровых перемещений
- интерфейс «Кадровый учет организации» -> Учет невыходов – отпуска, больничные, неявки, командировки.

II ЭТАП. Формирование начислений.
Интерфейс «Расчет зарплаты организации» -> Расчет зарплаты -> документы по начислению зарплаты организации.
На данном этапе формируются все виды начислений:
- начисление больничного
- начисление отпускных
- расчет при увольнении
- невыходы (например – фиксация факта отпуска за свой счет)
- премии сотрудников
- начисление зарплаты + расчет НДФЛ.
Начисление зарплаты формируется автоматически при команде «Расчитать» - > Полный расчет, при условии, что все данные по сотруднику занесены корректно и все кадровые документы внесены в систему.
Финальный расчет НДФЛ производится ПОСЛЕ ВВОДА ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ по начислениям.
Вычеты по сотрудникам необходимо занести в справочник сотрудников в раздел стандартных вычетов (необходимо выбрать сам вычет и указать в нижней части окна момент начала его применения)
Для упрощения процесса, рекомендуем документ начисление зарплаты заносить ПОСЛЕДНИМ.

III ЭТАП. Формирование проводок в учете.

Интерфейс «Расчет зарплаты организации» -> Учет зарплаты -> документы по отражению зарплаты в учете.
1) формируем документ «Начисление страховых взносов» -> Заполнить и рассчитать
2) формируем документ «Отражение зарплаты в регл учете» - документ сформирует проводки по БУ и НУ по клавише «Заполнить».